En bref
Une facture UBL, CII ou Factur-X, et l'XRechnung allemande, contiennent un fichier XML, écrit pour des programmes et non pour des personnes. Ouvrez-le dans un éditeur de texte : vous voyez des balises, pas une facture. Pour le lire, il faut un outil qui montre les données comme une facture : votre logiciel de comptabilité, l'outil de visualisation de la KoSIT allemande, ou une visionneuse dans le navigateur. Avec Factur-X et ZUGFeRD, le XML est à l'intérieur d'un PDF, et ce PDF n'est que l'image.
Ce guide montre les quatre façons de faire, ce que contient le fichier, où se trouvent les principales informations et que faire en cas de problème. Si vous n'avez qu'un fichier à lire : ouvrir la visionneuse.
Quatre façons de lire une facture électronique
| Façon | Quand elle convient | Ce qu'il faut vérifier |
|---|
| Votre logiciel de comptabilité ou de facturation | Vous recevez des factures électroniques en continu | Le logiciel doit lire le format (Factur-X, UBL, CII, XRechnung) et les profils qu'envoient vos fournisseurs. |
| L'outil de visualisation de la KoSIT | Vous voulez le rendu officiel de l'XRechnung, sur votre ordinateur | Ce sont des feuilles de style XSLT (Apache-2.0) qui demandent un processeur XSLT : plutôt pour les utilisateurs techniques. |
| Une visionneuse dans le navigateur | Vous avez un seul fichier à lire vite | Vérifiez ce qu'il advient du fichier : est-il envoyé, combien de temps est-il gardé, où est-il traité ? |
| Un éditeur de texte ou le navigateur | Dernier recours pour voir quelques valeurs | Vous voyez des balises, pas une facture. Les lignes et les totaux sont pénibles à lire et facilement mal lus. |
Ce que contient le fichier
Une facture électronique conforme à la norme EN 16931 contient les parties (vendeur, acheteur, et selon le cas bénéficiaire du paiement, représentant fiscal et lieu de livraison), l'en-tête (numéro, date, échéance, devise), les lignes avec quantité, unité, prix et TVA, la ventilation de la TVA, les totaux et les informations de paiement. Chaque champ a un numéro dans la norme, par exemple BT-1 pour le numéro de facture. Si vous cherchez quelque chose de précis :
| Ce que vous cherchez | Champ | Remarque |
|---|
| Numéro de facture | BT-1 | |
| Date d'émission | BT-2 | |
| Date d'échéance | BT-9 | |
| Référence de l'acheteur | BT-10 | En Allemagne, ce champ porte le Leitweg-ID d'un acheteur public. |
| Conditions de paiement | BT-20 | |
| Numéro de TVA du vendeur | BT-31 | |
| IBAN à payer | BT-84 | |
| Montant à payer | BT-115 | |
Les principaux champs, avec leur place en CII et en UBL, sont dans le guide CII et UBL côte à côte : où est chaque champ.
Factur-X et ZUGFeRD : la facture est dans le PDF
Factur-X est un format hybride : un PDF/A-3 comme image lisible, avec un fichier XML en syntaxe CII joint. L'allemand ZUGFeRD est le même format à partir de la version 2.0. Pour simplement regarder, n'importe quel lecteur de PDF suffit. Mais c'est le XML qui compte : il contient les données que lit le logiciel, et le PDF ne fait que les montrer.
Pour voir ce que dit vraiment la facture, extrayez le XML du PDF. Beaucoup de lecteurs de PDF affichent les fichiers joints, par exemple dans la barre latérale sous « Pièces jointes ». Enregistrez le fichier, en général factur-x.xml (zugferd-invoice.xml pour ZUGFeRD 2.0), puis ouvrez-le comme une facture XML. La visionneuse de CTC Engine ne prend pour l'instant que le fichier XML, pas le PDF.
Lire une facture XML en PDF, dans votre langue
- Ouvrez la visionneuse et déposez votre fichier XML CII ou UBL (jusqu'à 10 Mo). Deux exemples sont là pour essayer.
- Appuyez sur « Afficher en PDF ». Le PDF est fait dans la langue de la page : les boutons de langue en haut choisissent le français, l'anglais ou l'allemand. C'est ainsi qu'un collègue qui ne lit pas l'allemand peut comprendre une XRechnung allemande.
- Lisez la facture dans le navigateur, imprimez-la ou enregistrez le PDF.
Le PDF est une copie de lecture faite à partir des données de la facture, et non la facture originale : chaque page le dit, avec un filigrane. Conservez le fichier XML tel que vous l'avez reçu. Pour la durée de conservation, demandez à votre expert-comptable.
Ce que devient votre fichier
Le fichier est envoyé au service pour qu'il fasse le PDF. Le fichier et le PDF restent en mémoire seulement, et sont supprimés une trentaine de secondes après la fin du traitement ; rien n'est enregistré, et la facture ne sert à rien d'autre et n'est partagée avec personne. Si votre facture contient des données personnelles, comme le nom d'une personne physique, vérifiez que vous pouvez les traiter ainsi. Plus de détails sur la page de confidentialité.
Quand cela ne marche pas
- « Ce n'est pas du XML », ou le fichier ne s'ouvre pas : vous avez peut-être un PDF Factur-X ou ZUGFeRD au lieu du fichier XML. Extrayez le XML du PDF, comme ci-dessus.
- Le fichier n'est pas reconnu comme une facture : la visionneuse lit les factures et les avoirs XML en CII (D22B) et en UBL 2.1. Les autres documents XML, comme les commandes, les devis ou les factures d'un format national, ne sont pas reconnus.
- Le XML n'est pas valide : le fichier est tronqué ou abîmé, souvent par un logiciel de messagerie. Ouvrez-le dans un éditeur de texte : il doit commencer par
<?xml ou par < et finir par la balise fermante de la facture. - La facture est trop grosse : la visionneuse prend les fichiers jusqu'à 10 Mo et refuse les factures qui ont un très grand nombre de lignes ou des textes très longs, car le PDF prendrait trop de temps.
- Certains caractères apparaissent sous la forme # : le PDF a des polices pour les lettres latines, grecques et cyrilliques. Les autres écritures, comme l'arabe ou le chinois, ne sont pas encore prises en charge.
Sources