Kurz gesagt
Eine XRechnung ist eine XML-Datei, geschrieben für Programme und nicht für Menschen. Öffnen Sie sie in einem Texteditor, sehen Sie Tags statt einer Rechnung. Zum Lesen brauchen Sie ein Werkzeug, das die Daten als Rechnung darstellt: Ihre Buchhaltungssoftware, das Visualisierungstool der KoSIT oder einen Viewer im Browser. Bei ZUGFeRD steckt die XML-Datei in einem PDF, und dieses PDF ist nur die Ansicht.
Diese Anleitung zeigt die vier Wege, was Sie in der Datei finden, wo die wichtigsten Angaben stehen und was bei Problemen hilft. Wenn Sie nur eine Datei lesen wollen: Zum Viewer.
Vier Wege, eine E-Rechnung zu lesen
| Weg | Wann er passt | Worauf Sie achten sollten |
|---|
| Ihre Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware | Sie empfangen laufend E-Rechnungen | Die Software muss das Format lesen können (XRechnung, ZUGFeRD) und die Profile, die Ihre Lieferanten senden. |
| Das Visualisierungstool der KoSIT | Sie wollen die offizielle Darstellung der XRechnung, auf Ihrem eigenen Rechner | Es besteht aus XSLT-Stylesheets (Apache-2.0) und braucht einen XSLT-Prozessor: eher etwas für technisch Versierte. |
| Ein Viewer im Browser | Sie haben eine einzelne Datei und wollen sie schnell lesen | Prüfen Sie, was mit der Datei geschieht: Wird sie hochgeladen, wie lange bleibt sie, wo wird sie verarbeitet? |
| Texteditor oder Browser | Notlösung für einen Blick auf einzelne Werte | Sie sehen Tags, keine Rechnung. Für Positionen und Summen ist das mühsam und fehleranfällig. |
Was in der Datei steht
Eine E-Rechnung nach der Norm EN 16931 enthält die Beteiligten (Verkäufer, Käufer, gegebenenfalls Zahlungsempfänger, Steuervertreter und Lieferort), den Rechnungskopf (Nummer, Datum, Fälligkeit, Währung), die Positionen mit Menge, Einheit, Preis und Umsatzsteuer, die Aufschlüsselung der Umsatzsteuer, die Summen und die Zahlungsangaben. Jedes Feld hat in der Norm eine Nummer, etwa BT-1 für die Rechnungsnummer. Wenn Sie etwas Bestimmtes suchen, helfen diese:
| Was Sie suchen | Feld | Bemerkung |
|---|
| Rechnungsnummer | BT-1 | |
| Rechnungsdatum | BT-2 | |
| Fälligkeitsdatum | BT-9 | |
| Leitweg-ID | BT-10 | In der XRechnung steht hier die Käuferreferenz. Bei öffentlichen Auftraggebern ist das die Leitweg-ID. |
| Zahlungsbedingungen | BT-20 | |
| USt-IdNr. des Verkäufers | BT-31 | |
| IBAN für die Zahlung | BT-84 | |
| Zu zahlender Betrag | BT-115 | |
Die wichtigsten Felder und ihre Stelle in CII und UBL stehen in der Anleitung CII und UBL im Vergleich: wo steht welches Feld.
ZUGFeRD und Factur-X: die Rechnung steckt im PDF
ZUGFeRD ist ein hybrides Format: ein PDF/A-3 als lesbare Ansicht, mit einer eingebetteten XML-Datei in der CII-Syntax. Das französische Factur-X ist ab ZUGFeRD 2.0 dasselbe Format. Zum bloßen Lesen genügt jeder PDF-Reader. Maßgeblich ist aber das XML: Seit dem 1. Januar 2025 ist in Deutschland das eingebettete XML die Rechnung, das PDF dient nur der Ansicht (Details in der Anleitung zur E-Rechnungspflicht).
Wenn Sie wissen wollen, was wirklich in der Rechnung steht, holen Sie das XML aus dem PDF. Viele PDF-Reader zeigen eingebettete Dateien an, etwa in der Seitenleiste unter „Anhänge“. Speichern Sie die Datei, meist factur-x.xml (bei ZUGFeRD 2.0 zugferd-invoice.xml), und öffnen Sie sie wie eine XRechnung. Der Viewer von CTC Engine nimmt derzeit nur die XML-Datei, kein PDF.
So lesen Sie eine XML-Rechnung als PDF
- Öffnen Sie den Viewer und legen Sie Ihre CII- oder UBL-XML-Datei ab (bis 10 MB). Zum Ausprobieren gibt es zwei Beispiele.
- Klicken Sie auf „Als PDF anzeigen“. Das PDF entsteht in der Sprache der Seite: Mit den Sprachschaltflächen oben stellen Sie Deutsch, Französisch oder Englisch ein. So können auch Kolleginnen und Kollegen, die kein Deutsch lesen, eine deutsche XRechnung verstehen.
- Lesen Sie die Rechnung im Browser, drucken Sie sie oder speichern Sie das PDF.
Das PDF ist eine Lesekopie, die aus den Daten der Rechnung erstellt wird, und nicht die Originalrechnung: Das steht auf jeder Seite, zusammen mit einem Wasserzeichen. Bewahren Sie die XML-Datei so auf, wie Sie sie erhalten haben. Zur Aufbewahrungspflicht fragen Sie Ihre Steuerberatung.
Was mit Ihrer Datei geschieht
Die Datei wird an den Dienst gesendet, damit er das PDF erstellt. Die Datei und das PDF liegen nur im Arbeitsspeicher und werden etwa 30 Sekunden nach dem Ende der Verarbeitung verworfen; gespeichert wird nichts, und die Rechnung wird für nichts anderes verwendet und an niemanden weitergegeben. Wenn Ihre Rechnung personenbezogene Daten enthält, etwa den Namen einer Privatperson, prüfen Sie, ob Sie sie auf diese Weise verarbeiten dürfen. Mehr steht auf der Datenschutzseite.
Wenn es nicht klappt
- „Das ist kein XML“ oder die Datei wird nicht geöffnet: Vielleicht haben Sie ein ZUGFeRD-PDF statt der XML-Datei. Holen Sie das XML aus dem PDF, wie oben beschrieben.
- Die Datei wird nicht als Rechnung erkannt: Der Viewer liest XML-Rechnungen und Gutschriften in CII (D22B) und UBL 2.1. Andere XML-Dokumente, etwa Bestellungen, Angebote oder Rechnungen eines nationalen Formats, erkennt er nicht.
- Das XML ist ungültig: Die Datei ist abgeschnitten oder beschädigt, oft durch ein E-Mail-Programm. Öffnen Sie sie in einem Texteditor: Sie muss mit
<?xml oder mit < beginnen und mit dem schließenden Tag der Rechnung enden. - Die Rechnung ist zu groß: Der Viewer nimmt Dateien bis 10 MB und lehnt Rechnungen mit sehr vielen oder sehr langen Positionen ab, weil das PDF sonst zu lange dauern würde.
- Manche Zeichen erscheinen als #: Das PDF enthält Schriften für lateinische, griechische und kyrillische Buchstaben. Andere Schriften, etwa Arabisch oder Chinesisch, werden noch nicht unterstützt.
Quellen
Zuletzt aktualisiert: 21. Oktober 2026