Kurz gesagt
Eine elektronische Rechnung ist eine strukturierte Datei, die Software lesen kann. Vier Namen fallen dabei ständig: UBL, CII, XRechnung und ZUGFeRD (in Frankreich und international Factur-X genannt). UBL und CII sind zwei XML-Syntaxen: zwei Arten, dieselben Rechnungsdaten zu schreiben. Die XRechnung ist eine deutsche Spezifikation, die eine dieser beiden Syntaxen benutzt. ZUGFeRD ist ein Dateiformat: ein PDF, das eine CII-Datei in sich trägt.
Ein Standard für den Inhalt
Die europäische Norm EN 16931 legt fest, was eine elektronische Rechnung enthält: Verkäufer und Käufer, die Positionen, die Umsatzsteuer, die Summen, die Zahlungsbedingungen. Über das Dateiformat sagt sie nichts. Sie erkennt aber zwei XML-Syntaxen an, die diesen Inhalt transportieren können:
- UBL (Universal Business Language), herausgegeben von OASIS. Es ist die Syntax des Peppol-Netzwerks.
- CII (Cross Industry Invoice), herausgegeben von UN/CEFACT.
Beide können dieselbe Rechnung ausdrücken. Ihre Elemente sind anders aufgebaut und benannt, sodass sich eine Rechnung, die in der einen Syntax geschrieben ist, in der anderen neu schreiben lässt, ohne dass verloren geht, was die EN 16931 beschreibt.
XRechnung und ZUGFeRD
Die XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen: eine nationale Spezifikation (CIUS) der EN 16931, die von der KoSIT gepflegt wird. Sie ergänzt die Norm um Regeln für öffentliche Auftraggeber in Deutschland und lässt beide Syntaxen zu, UBL und CII.
ZUGFeRD ist eine hybride Rechnung. Eine Person öffnet ein lesbares PDF (PDF/A-3), und Software liest die Rechnungsdaten, die als XML-Datei in der CII-Syntax angehängt sind. ZUGFeRD ist ab Version 2 dasselbe Format wie das französische Factur-X. Es gibt mehrere Profile, von MINIMUM bis EXTENDED: Das Profil EN 16931 trägt den vollständigen Inhalt der Norm, das Profil EXTENDED fügt weitere Felder hinzu. Für die französische E-Rechnungsreform gibt es ein eigenes Profil, EXTENDED-CTC-FR, eine Teilmenge von EXTENDED.
Auf einen Blick
| Name | Was es ist | Wo Sie ihm begegnen |
|---|
| EN 16931 | Der Inhalt einer E-Rechnung, unabhängig von der Datei | Die gemeinsame Grundlage der anderen |
| UBL | Eine XML-Syntax (OASIS) | Das Peppol-Netzwerk, die XRechnung |
| CII | Eine XML-Syntax (UN/CEFACT) | In ZUGFeRD und Factur-X, in der XRechnung |
| XRechnung | Die deutsche Spezifikation der EN 16931, in UBL oder CII | Rechnungen an öffentliche Auftraggeber, auch zwischen Unternehmen |
| ZUGFeRD / Factur-X | Ein PDF mit einer CII-Datei darin | Deutschland (ZUGFeRD) und Frankreich (Factur-X) |
| EXTENDED | Das Profil mit mehr Feldern als die EN 16931 | Komplexe Rechnungen |
| EXTENDED-CTC-FR | Das französische Profil für die Reform, eine Teilmenge von EXTENDED | Frankreich |
Das hängt davon ab, wer die Rechnung sendet und auf welchem Weg. Das Peppol-Netzwerk transportiert UBL. Eine PDF-Rechnung mit Daten ist meist ZUGFeRD oder Factur-X. Systeme, die direkt XML austauschen, verwenden UBL oder CII, oft in der Form der XRechnung.
In Deutschland müssen seit dem 1. Januar 2025 alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, ein E-Mail-Postfach genügt dafür. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen: bis Ende 2026, und bis Ende 2027, wenn der Vorjahresumsatz höchstens 800.000 Euro betrug. Nach den Angaben des Bundesfinanzministeriums erfüllen die XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (außer den Profilen MINIMUM und BASIC WL) die Anforderungen (Fragen und Antworten zur E-Rechnung, Stand 21. Oktober 2026). In Frankreich erkennt die Reform Factur-X, UBL und CII an; die Formate und ihre Profile definiert die AFNOR-Norm XP Z12-012 (Spezifikationen auf impots.gouv.fr). Die Anleitung zu Frankreich nennt die Fristen und die ersten Schritte.
Welches sollten Sie verwenden?
Meistens entscheiden Sie nicht selbst: Ihr Kunde, Ihre Rechnungsplattform oder Ihr ERP-System tut es. Haben Sie die Wahl, nehmen Sie das Format, das Ihre Software und Ihre Kunden schon verarbeiten, und fragen Sie, welches Profil sie erwarten. Viele Unternehmen müssen beide Syntaxen lesen können, und genau dafür gibt es die Konvertierung.
Was ein Konverter tut
Ein Konverter liest die Rechnung in einer Syntax, ordnet sie dem Modell der EN 16931 zu und schreibt sie in der anderen Syntax. Er ändert weder die Beträge noch die Beteiligten. Er kann keine Daten erfinden, die die andere Syntax verlangt, die in der Quelle aber nicht enthalten waren, und Angaben, die über die EN 16931 hinausgehen (die Erweiterungsfelder eines Profils wie EXTENDED), haben nicht alle eine Entsprechung. Auch die Regeln der XRechnung prüft der Konverter nicht.
Prüfen Sie eine konvertierte Rechnung, bevor Sie sie senden. Die Checkliste nennt, was Sie vergleichen sollten.