Kurz gesagt
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland: Zwischen inländischen Unternehmen ist in der Regel eine E-Rechnung zu verwenden, und jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gibt es Übergangsfristen: Für Umsätze bis Ende 2026 darf noch eine Papierrechnung ausgestellt werden; für Umsätze im Jahr 2027 gilt das nur noch für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug.
Diese Anleitung erklärt, was das bedeutet, welche Formate zulässig sind und womit Sie beginnen sollten. Sie ersetzt keine Steuerberatung; die Quellen stehen am Ende.
Die Fristen
| Wer | Empfang | Ausstellung |
|---|
| Alle inländischen Unternehmen | seit 1. Januar 2025 | Übergang bis 31. Dezember 2026, danach als E-Rechnung |
| Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr | seit 1. Januar 2025 | Übergang bis 31. Dezember 2027, danach als E-Rechnung |
| Unternehmen, die EDI verwenden | seit 1. Januar 2025 | EDI mit Zustimmung des Empfängers bis 31. Dezember 2027 |
In der Übergangszeit darf die Rechnung auf Papier ausgestellt werden. Ein anderes elektronisches Format, etwa ein gewöhnliches PDF, ist nur mit Zustimmung des Empfängers erlaubt. Für Rechnungen an Privatkunden gilt die Pflicht nicht.
Diese Angaben stammen aus dem Umsatzsteuergesetz und aus den Fragen und Antworten des Bundesfinanzministeriums (BMF), Stand: 20. Oktober 2026. Welcher Umsatz für die Grenze von 800.000 Euro zählt, regelt § 19 Absatz 2 UStG: Lassen Sie es sich von Ihrer Steuerberatung bestätigen.
Was eine E-Rechnung ist
Nach § 14 Absatz 1 UStG ist eine E-Rechnung eine Rechnung, die „in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird“ und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine sonstige Rechnung dagegen wird „in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt“. Ein gewöhnliches PDF ist also keine E-Rechnung.
Als Formate, die die Voraussetzungen erfüllen, nennt das BMF insbesondere die XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC WL.
- XRechnung ist eine von der KoSIT gepflegte Core Invoice Usage Specification (CIUS) der europäischen Norm EN 16931. Sie gibt es in den Syntaxen UBL und CII. Für öffentliche Auftraggeber in Deutschland ist sie verbindlich, zwischen Unternehmen ist sie ein zulässiges Format.
- ZUGFeRD ist ein hybrides Format: ein PDF/A-3 als lesbare Ansicht mit einer eingebetteten XML-Datei in der CII-Syntax. Ab Version 2.0 ist es deckungsgleich mit dem französischen Factur-X. Seit dem 1. Januar 2025 ist in Deutschland das eingebettete XML die Rechnung, das PDF dient nur der Ansicht. Die Profile MINIMUM und BASIC WL gelten nicht als vollständige Rechnung.
Wozu ein Konverter dient
E-Rechnungen kommen in verschiedenen Formen an: die XRechnung als UBL oder als CII, ZUGFeRD mit eingebettetem CII. Ein Konverter hilft, wenn Ihnen eine Rechnung in einer Syntax vorliegt, Ihre Software aber eine andere erwartet, zum Beispiel eine XRechnung in UBL, während Ihre Buchhaltung CII liest.
Konvertieren macht eine Rechnung nicht von selbst regelkonform. Die Regeln der XRechnung prüft dieser Konverter nicht, und eine Validierung gibt es noch nicht: Prüfen Sie das Ergebnis, bevor Sie es verwenden.
Womit Sie beginnen sollten
- Den Empfang sicherstellen. Nach den Angaben des BMF genügt ein E-Mail-Postfach, in dem Sie E-Rechnungen empfangen können. Prüfen Sie, wie Sie die Dateien öffnen und lesen.
- Ihre Frist kennen. Stellen Sie fest, ob Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug.
- Ihre Software prüfen. Finden Sie heraus, welche Formate sie erzeugt und liest (XRechnung, ZUGFeRD) und mit welchen Profilen.
- Mit echten Rechnungen testen. Senden und empfangen Sie einige Testrechnungen und vergleichen Sie die Beträge und die Beteiligten mit den Originalen. Bei ZUGFeRD zählt das XML.
- Das Original aufbewahren. Behalten Sie die Datei so, wie Sie sie erhalten oder gesendet haben. Zur Aufbewahrungspflicht fragen Sie Ihre Steuerberatung.
Quellen
Zuletzt aktualisiert: 20. Oktober 2026